In vier Wochen startklar
Hier finden Sie den ganzen Ablauf der Einführung von meldepunkt, Schritt für Schritt, und alle Unterlagen dazu. Administration und Hauswartung schulen wir, für alle anderen gibt es zu jeder Rolle eine Anleitung.
Der Ablauf auf einen Blick
Woche 1: Auftrag und Planung
Sie bestimmen die Personen und entscheiden, wer die Räume erfasst.
Woche 1 bis 2: Standortbestimmung
Wir klären gemeinsam Abläufe und Zuständigkeiten. Ergebnis: ein Betriebskonzept auf zwei Seiten.
Woche 2 bis 3: Einrichten
Ihre Umgebung steht, Räume und Aushänge sind erfasst, die Benutzer eingeladen.
Woche 4: Start
Aushänge hängen, alle sind informiert, meldepunkt ist in Betrieb. Danach begleiten wir Sie 30 Tage.
Ihre Umgebung erhalten Sie unter Ihrer eigenen Adresse, zum Beispiel ihre-gemeinde.meldepunkt.ch, mit eigener Datenbank in der Schweiz.
Wer bei Ihnen was macht
Bestimmen Sie diese Personen zu Beginn. Eine Person kann mehrere Aufgaben haben.
Administration
Lädt Benutzer ein, vergibt Rechte, hält Konten aktuell. Mindestens eine Person, besser zwei.
Anleitung: «Administration»
Triage
Prüft neue Meldungen und weist jede genau einer verantwortlichen Person zu. Mindestens zwei Personen, damit bei Ferien oder Krankheit nichts liegen bleibt.
Anleitung: «Triage»
Fallbearbeitung
Meist die Hauswartung. Erledigt zugewiesene Fälle und hält im Verlauf fest, was getan wurde.
Anleitung: «Fälle bearbeiten»
Stammdaten
Erfasst Standorte und Räume und druckt die Aushänge. Nur nötig, wenn Sie die Räume selbst erfassen.
Anleitung: «Stammdaten erfassen»
Was hourhub übernimmt
Wir richten Ihre Umgebung ein, laden Ihre Administration ein, führen die Standortbestimmung durch, erfassen auf Wunsch Ihre Räume aus der Excel-Liste, schulen Administration und Hauswartung und begleiten Sie 30 Tage nach dem Start. Fragen jederzeit an hello@hourhub.ch.
Schritt für Schritt
Schritt 1: Personen bestimmen und Weg wählen
Woche 1Bestimmen Sie Administration, Triage und die Personen für die Fallbearbeitung. Entscheiden Sie, wer die Räume erfasst:
- Weg A: Wir erfassen für Sie. Sie füllen die Excel-Vorlage aus und senden sie an hello@hourhub.ch.
- Weg B: Sie erfassen selbst. Ihre Stammdaten-Person folgt der Anleitung «Stammdaten erfassen».
Wer: Ihre Projektleitung, zusammen mit hourhub.
- Excel38 KB
Excel-Vorlage Stammdaten
Schritt 2: Standortbestimmung
Woche 1 bis 2In einem Workshop von einem halben Tag bei Ihnen vor Ort, bei Bedarf auch online, klären wir mit Schule, Hauswartung und Liegenschaften: Wer prüft neue Meldungen, wer erledigt sie, was ist intern, was geht an externe Firmen, wie gehen wir mit Vereinen um. Innert fünf Arbeitstagen erhalten Sie das Betriebskonzept auf zwei Seiten.
Wer: Ihre Projektleitung, Hauswartung, Liegenschaften; hourhub leitet.
Schritt 3: Umgebung einrichten
Woche 2Wir richten Ihre Umgebung ein und laden Ihre Administration ein. Die Einladung kommt per E-Mail mit dem Betreff «Einladung in den internen Bereich». Ein Klick auf «Konto aktivieren und anmelden», ein Passwort gibt es nicht.
Wer: hourhub, danach Ihre Administration.
- PDF5 Seiten · 0.4 MB
Anleitung Administration
Schritt 4: Räume erfassen und Aushänge drucken
Woche 2 bis 3Erfassen Sie zuerst die Standorte (Schulhäuser, Hallen, Anlagen), dann die Räume. Jeder Raum erhält automatisch einen eigenen QR-Code und einen Aushang im Format A4 oder A5 zum Drucken. Unser Tipp: Beginnen Sie mit Turnhallen, Sporthallen, Singsälen und Aulas.
Wer: Weg A hourhub, Weg B Ihre Stammdaten-Person. Die Aushänge drucken Sie selbst.
- PDF5 Seiten · 0.5 MB
Anleitung Stammdaten erfassen
Schritt 5: Benutzer einladen
Woche 3Die Administration lädt alle Personen ein, die im internen Bereich arbeiten, und vergibt die Zusatzkompetenzen «Triage» und «Stammdatenverwaltung». Informieren Sie diese Personen vorher mit der Vorlage für Mitarbeitende und geben Sie jeder Person ihre Anleitung. Administration und Hauswartung schulen wir.
Wer: Ihre Administration, hourhub für die Schulung.
- Word40 KB
Vorlage Information an Mitarbeitende
- PDF5 Seiten · 0.5 MB
Anleitung Triage
- PDF6 Seiten · 1 MB
Anleitung Fälle bearbeiten
Schritt 6: Aushänge aufhängen, informieren, starten
Woche 4Hängen Sie die Aushänge auf, auf Augenhöhe beim Eingang, geschützt in einer Hülle. Scannen Sie jeden Aushang einmal und senden Sie eine Testmeldung «Alles in Ordnung»: So wissen Sie, dass er funktioniert, und die Triage wird nicht belastet. Informieren Sie Lehrpersonen und Vereine mit den Vorlagen und hängen Sie die Kurzanleitung auf. Sobald alles bereit ist, bestätigen wir den Start gemeinsam per E-Mail.
Wer: Ihre Hauswartung und Projektleitung.
- Word40 KB
Vorlage Information an Lehrpersonen
- Word40 KB
Vorlage Information an Vereine
- PDF1 Seite · 0.2 MB
Kurzanleitung für Meldende
Nach dem Start
Wir begleiten Sie 30 Tage: Fragen, Feinjustierung von Rollen und Räumen. Danach erreichen Sie uns per E-Mail an hello@hourhub.ch, Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr, Antwort innert eines Arbeitstags. Räume und Benutzer pflegen Sie selbst. Räume werden nie gelöscht, nur deaktiviert; gedruckte Aushänge bleiben gültig, auch wenn Sie einen Raum umbenennen.
Alle Unterlagen
Das Einführungspaket gilt für alle Kundinnen. Die Word-Vorlagen passen Sie an: Die gelb markierten Stellen ersetzen Sie mit Ihren Angaben und versenden das Schreiben unter Ihrem Namen.
Anleitungen für den internen Bereich
- PDF5 Seiten · 0.4 MB
Anleitung Administration
Benutzer einladen, Rechte vergeben, Konten deaktivieren, Checkliste für den Start.
- PDF5 Seiten · 0.5 MB
Anleitung Triage
Neue Meldungen prüfen, einer verantwortlichen Person zuweisen oder abweisen.
- PDF6 Seiten · 1 MB
Anleitung Fälle bearbeiten
Anmelden, Fälle finden, Status setzen, kommentieren, Protokoll als PDF.
- PDF5 Seiten · 0.5 MB
Anleitung Stammdaten erfassen
Standorte und Räume erfassen, Aushänge drucken, aufhängen und testen.
Vorlagen zum Anpassen
- Word40 KB
Information an Lehrpersonen
Schreiben der Schulleitung mit Kurzfassung für E-Mail.
- Word40 KB
Information an Vereine
Schreiben an Vereine und Mietende, mit Aushang für die Garderobe.
- Word40 KB
Information an Mitarbeitende
Für alle, die im internen Bereich arbeiten, vor der Einladung.
- Excel38 KB
Excel-Vorlage Stammdaten
Für Weg A: Standorte und Räume, die wir für Sie erfassen.
Zum Aufhängen und Verteilen
- PDF1 Seite · 0.2 MB
Kurzanleitung für Meldende
So meldet man in 30 Sekunden. Zum Aufhängen neben den Aushängen oder zum Verteilen.
Checkliste für den Start
Gehen Sie diese Punkte vor dem Start der Reihe nach durch.
Einführung im Pilot
Beim Pilot starten Sie mit einem Standort, zum Beispiel einer Sporthalle oder einem Schulhaus mit allen Räumen. Der Ablauf ist derselbe, nur kürzer: ein Kick-off von zwei Stunden statt der Standortbestimmung, die Räume eines Standorts, eine Einweisung, dieselben Anleitungen und Vorlagen. Im dritten Monat werten wir gemeinsam aus. Wenn Sie weitermachen, erweitern wir auf Ihre ganze Organisation, und die Umgebung läuft ohne Unterbruch weiter.
Preise und PilotHäufige Fragen zur Einführung
Müssen wir etwas installieren?
Nein. Meldende scannen den QR-Code mit der Handykamera, ohne App und ohne Login. Der interne Bereich läuft im Browser, auch auf dem Handy.
Ist eine Schulung inbegriffen?
Ja. Wir schulen Administration und Hauswartung, beim Pilot gibt es eine Einweisung. Alle anderen Personen führt die Anleitung zu ihrer Rolle durch ihre Aufgaben.
Wie melden sich die Benutzer an?
Ohne Passwort. Wer eingeladen ist, gibt auf der Anmeldeseite seine E-Mail-Adresse ein und erhält einen persönlichen Anmeldelink. Der Link gilt nur einmal und nur kurze Zeit.
Wer bekommt E-Mails?
Personen mit Triage erhalten eine E-Mail, wenn eine neue Meldung eingeht. Wer einen Fall zugewiesen bekommt, erhält ebenfalls eine E-Mail. Falldaten stehen nie in einer E-Mail, nur ein Link.
Können Meldende anonym melden?
Nein. Name und Telefon oder E-Mail sind nötig, damit die Hauswartung bei Rückfragen nachfragen kann. Diese Angaben sind nur im internen Bereich sichtbar.
Wie viele Räume und Benutzer dürfen wir erfassen?
So viele Sie möchten. Der Preis richtet sich nach der Einwohnerzahl, nicht nach der Nutzung.
Was passiert, wenn jemand die Stelle wechselt?
Die Administration deaktiviert das Konto. Offene Fälle bleiben sichtbar und lassen sich mit «Verantwortung weitergeben» einer anderen Person übergeben.
Und wenn ein Raum umgebaut oder umbenannt wird?
Sie benennen ihn um oder deaktivieren ihn. Der QR-Code bleibt gleich, gedruckte Aushänge bleiben gültig. Ein deaktivierter Raum nimmt keine Meldungen mehr an.
Wo liegen unsere Daten?
In einem Rechenzentrum in Zürich, verschlüsselt gespeichert und übertragen, in einer eigenen Datenbank nur für Sie. Die Einzelheiten stehen im Nachweis «Datenhaltung und Sicherheit», den Sie zusammen mit Angebot und Vertrag erhalten.
Fragen zur Einführung? Schreiben Sie uns an hello@hourhub.ch.